Регистрация и навигация
Определяем оснащение входной зоны и размещение указателей по схеме движения гостей.
Масштаб и координация
Мероприятия
от 500
участников.
Планируем крупное корпоративное событие вокруг потоков гостей, площадки, технического производства, программы и единого управления.
01Потоки участников
Путь гостя — часть сценария.
Праздник, конференция или смешанное событие: при большом числе участников впечатление зависит и от того, как люди попадают на площадку, перемещаются и уезжают.
- 01
До входа
Приглашения, информация для участников, транспорт и распределение времени прибытия.
- 02
Регистрация
Сценарий встречи гостей, очереди, гардероб, навигация и помощь на входе.
- 03
Внутри площадки
Переходы между залами и зонами, питание, санитарные паузы и доступ к программе.
- 04
После финала
Организованный выход, трансфер, выдача вещей и завершение работы площадки.
02Состав подготовки
Масштаб держится
на системе.
Берём на себя согласованный объём. Требования к безопасности, медицине и пропускному режиму определяются площадкой, форматом и действующими правилами.
Площадка и зонирование
Сверяем вместимость в нужной рассадке, входы, эвакуационные пути, служебные зоны, монтаж и ограничения объекта.
Техническое производство
Согласуем сцену, звук, свет, экраны, электропитание, монтажные окна и технические прогоны.
Программа и тайминг
Связываем общую сцену, параллельные активности, перерывы, питание и переходы в выполнимую последовательность.
Безопасность и медицина
Фиксируем требования площадки, порядок допуска, охрану, медицинское сопровождение и действия команды при изменениях.
Логистика и питание
Учитываем транспорт, разгрузку, парковку, поставки, питание участников и сервисные маршруты подрядчиков.
Оперативная координация
Руководители направлений и координаторы зон работают по единому таймингу и схеме связи. Фиксируем, кто принимает решения при изменении программы.
03Опыт крупных событий
Исторический опыт
крупных проектов.
В портфолио — корпоративные события 2012–2015 годов на 1 050–1 700 гостей в клубах Space Moscow и Arena Moscow.
2015 · 1700 гостей
Новогоднее событие для сотрудников
Клуб Space Moscow
2013 · 1050 гостей
Новогоднее событие для сотрудников
Клуб Space Moscow
2012 · 1200 гостей
Новогоднее событие для сотрудников
Клуб Arena Moscow
04Контроль готовности
Три решения
до открытия дверей.
Подготовка движется от ограничений к рабочей схеме, затем к проверке готовности. Каждый следующий шаг опирается на согласованный предыдущий.
Исходные ограничения
Для расчёта нужны формат и ожидаемое число гостей, период, город, статус площадки и бюджетный ориентир. Отдельно отмечаем группы с особыми условиями доступа и уже принятые решения.
Рабочая схема
Сопоставляем вместимость, время прибытия, параллельные зоны и монтажные окна. На этой основе фиксируем состав работ, смету и границы ответственности вашей команды, площадки и организатора.
Готовность к открытию
До запуска гостей сверяем готовность входа и зон, технические прогоны, связь координаторов и порядок действий при отклонении от расписания.
05Частые вопросы
Сначала — схема.
Затем — детали.
Достаточно ли вместимости, указанной в описании зала?
Нет. Нужна вместимость именно при выбранной рассадке и зонировании, с учётом сцены и служебных проходов. Эти условия сверяем с площадкой до выбора схемы события.
Все гости приедут одновременно. Что это меняет?
Короткое окно прибытия даёт пиковую нагрузку на вход и гардероб. Оно влияет на количество точек обслуживания и работу координаторов; среднее число гостей за весь день эту нагрузку не описывает.
Есть ли фиксированный пакет для 500+?
Число гостей само по себе не задаёт пакет. Одна общая программа и несколько одновременно работающих залов требуют разного оснащения и состава команды даже при одинаковой аудитории.
Можно передать только часть крупного проекта?
Да. Выбираем направления, которые ведёт «Академия приключений», и согласуем взаимодействие с вашей командой. Решение фиксируем в рабочей схеме до начала производства.
Мероприятие от 500 участников
Давайте
соберём
людей.
Расскажите, кого и по какому поводу хотите собрать. Сформулируем следующий шаг вместе.
